Nieterminowe wykonanie umowy o dzieło, odstąpienie i odszkodowanie

Czy wykonanie mebli na wymiar jest umową o dzieło?

Zgodnie z art. 627 Kodeksu cywilnego przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Indywidualnie zaprojektowana i wykonana zabudowa kuchenna, szafy albo zabudowa łazienki zwykle mają z góry określony rezultat, dlatego najczęściej stosuje się przepisy o umowie o dzieło.

Nie zawsze jednak nazwa wpisana w umowie przesądza o jej kwalifikacji. Jeżeli kontrakt obejmuje również dostawę gotowych elementów, rozbudowany montaż, prace instalacyjne albo roboty budowlane, może mieć charakter mieszany. Przed wysłaniem oświadczenia o odstąpieniu trzeba więc sprawdzić umowę, kosztorys, harmonogram, zasady odbioru, warunki płatności oraz to, czy poszczególne części zamówienia zostały wycenione oddzielnie.

Odstąpienie z powodu poważnego opóźnienia na podstawie art. 635 k.c.

Art. 635 k.c. pozwala zamawiającemu odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu, jeżeli wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem albo wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne ukończenie go w umówionym czasie. Dla skorzystania z tego uprawnienia nie jest konieczne wykazanie winy wykonawcy. Wina i przyczyny opóźnienia mają natomiast znaczenie dla późniejszego żądania odszkodowania.

Ocena musi opierać się na konkretnych faktach: stopniu zaawansowania prac, czasie pozostałym do terminu, liczbie niedotrzymanych deklaracji, tempie wykonywania robót, przerwach w pracy oraz realnych możliwościach zakończenia zamówienia. W opisanej sytuacji istotne będą zwłaszcza kolejne przekładane terminy, ukończenie tylko części zabudowy, sporadyczna obecność wykonawcy i brak wykonania pozostałych elementów.

Sąd Najwyższy przyjmuje, że odstąpienie na podstawie art. 635 k.c. może być skuteczne także po upływie umówionego terminu, jeżeli dzieło nadal nie zostało ukończone, a opóźnienie odpowiada przesłankom tego przepisu. Nie oznacza to jednak, że każde jednodniowe lub nieznaczne opóźnienie automatycznie pozwala zakończyć umowę.

Kiedy bezpieczniej wyznaczyć dodatkowy termin?

Jeżeli istnieje wątpliwość, czy opóźnienie jest wystarczająco poważne dla zastosowania art. 635 k.c., można skorzystać z ogólnej procedury z art. 491 § 1 k.c. Zamawiający wyznacza wtedy wykonawcy odpowiedni dodatkowy termin do wykonania zobowiązania i wyraźnie zastrzega, że po jego bezskutecznym upływie odstąpi od umowy.

Samo wezwanie do dokończenia prac nie zawsze jest równoznaczne z takim zastrzeżeniem. Pismo powinno wskazywać konkretną datę, dokładny zakres prac oraz jednoznaczne zagrożenie odstąpieniem. Termin musi być realny, ale nie powinien prowadzić do kolejnego nieuzasadnionego przedłużania umowy.

Zobacz również: jak zabezpieczyć inwestora w umowie na dokończenie budowy domu.

Wadliwe lub sprzeczne z umową wykonywanie dzieła

Art. 636 § 1 k.c. ma zastosowanie, gdy wykonawca prowadzi prace wadliwie albo sprzecznie z umową. Zamawiający powinien wtedy wezwać go do zmiany sposobu wykonywania dzieła i wyznaczyć odpowiedni termin. Po jego bezskutecznym upływie może odstąpić od umowy albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo pierwotnego wykonawcy.

Podstawą zastosowania tego przepisu może być na przykład używanie materiałów innych niż uzgodnione, wykonywanie zabudowy niezgodnie z projektem, pomijanie przewidzianych etapów technologicznych albo montaż prowadzący do powstania wad. Sama zwłoka czasowa nie jest jednak wadliwym sposobem wykonania dzieła. Nie należy więc automatycznie zlecać dokończenia prac innej firmie na koszt wykonawcy wyłącznie dlatego, że przekroczył termin.

Jak przygotować oświadczenie o odstąpieniu od umowy?

Oświadczenie powinno być jednoznaczne i dostosowane do treści konkretnej umowy. Dla celów dowodowych najlepiej sporządzić je na piśmie albo w innej formie wymaganej przez umowę i doręczyć w sposób pozwalający wykazać datę odbioru.

W piśmie warto wskazać:

1. datę zawarcia umowy, jej strony i dokładny przedmiot;
2. umówione terminy oraz zakres prac, które wykonano i których nie wykonano;
3. dotychczasowe wezwania, deklaracje wykonawcy i przebieg opóźnienia;
4. podstawę prawną odstąpienia oraz wyraźne oświadczenie o odstąpieniu;
5. czy odstąpienie dotyczy całej umowy, niewykonanej części czy określonych elementów – o ile podział świadczenia jest prawnie i faktycznie możliwy;
6. żądanie rozliczenia wpłat, wydania materiałów, dokumentacji, kluczy lub elementów znajdujących się u wykonawcy;
7. termin zapłaty oraz numer rachunku bankowego;
8. zapowiedź dochodzenia odszkodowania, jeżeli jego wysokość nie jest jeszcze ostatecznie ustalona.

Do pisma nie trzeba dołączać wszystkich dowodów, ale należy je zabezpieczyć. W razie sporu znaczenie mogą mieć fotografie, korespondencja, harmonogramy, protokoły, potwierdzenia przelewów, faktury, nagrania uzgodnień dokonane zgodnie z prawem, wyceny innych wykonawców oraz zeznania świadków.

Jak rozliczyć częściowo wykonaną zabudowę?

Skutkiem odstąpienia od umowy wzajemnej jest co do zasady obowiązek zwrotu świadczeń na podstawie art. 494 k.c. W praktyce przy zabudowie wykonanej i zamontowanej tylko częściowo proste żądanie zwrotu całej zapłaconej kwoty może być niewystarczające. Trzeba ustalić, jaka część dzieła została rzeczywiście wykonana, czy jest zgodna z umową, czy ma samodzielną wartość użytkową oraz czy może pozostać u zamawiającego.

Jeżeli poszczególne elementy były oddzielnie wycenione i mogą funkcjonować niezależnie, możliwe bywa ograniczenie odstąpienia do niewykonanej części umowy. Gdy natomiast częściowy rezultat nie realizuje celu umowy albo cała zabudowa tworzy funkcjonalną całość, zakres odstąpienia i rozliczenia może wyglądać inaczej. W razie sporu często potrzebna jest opinia rzeczoznawcy określająca stopień wykonania, wady i wartość pozostawionych elementów.

Nie należy mylić odstąpienia z art. 635 lub 636 k.c. z odstąpieniem na podstawie art. 644 k.c. Ten ostatni przepis pozwala zamawiającemu zrezygnować z nieukończonego dzieła w każdej chwili, ale co do zasady wymaga zapłaty umówionego wynagrodzenia pomniejszonego o oszczędności wykonawcy. Jest to zwykle mniej korzystna podstawa, gdy przyczyną zakończenia umowy jest naruszenie po stronie wykonawcy.

Odszkodowanie za dodatkowe koszty

Na podstawie art. 471 k.c. wykonawca odpowiada za szkodę wynikłą z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że wykaże, iż naruszenie było następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Odszkodowanie obejmuje tylko normalne następstwa naruszenia oraz wydatki pozostające w odpowiednim związku przyczynowym z opóźnieniem.

W zależności od stanu faktycznego roszczenie może obejmować między innymi:

• uzasadnione koszty najmu lokalu zastępczego poniesione przez przedłużenie prac;
• różnicę między umówionym wynagrodzeniem a rozsądnym kosztem dokończenia lub poprawienia prac przez inną firmę;
• koszty demontażu wadliwych elementów, zabezpieczenia pomieszczeń i materiałów;
• koszt opinii technicznej potrzebnej do ustalenia wad i zakresu niewykonania;
• inne udokumentowane straty, które były przewidywalnym następstwem naruszenia umowy.

Każdy wydatek trzeba wykazać dokumentami i powiązać z zachowaniem wykonawcy. Zamawiający powinien również podejmować rozsądne działania ograniczające rozmiar szkody. Wygórowane koszty, wydatki niezwiązane z opóźnieniem albo wydatki, których można było uniknąć, mogą zostać zakwestionowane.

Zobacz również: odszkodowanie za opóźnione wykonanie zobowiązania.

Czy trzeba płacić kolejne raty wykonawcy?

Odpowiedź zależy od harmonogramu płatności. Jeżeli rata miała być należna dopiero po wykonaniu i odbiorze konkretnego etapu, wykonawca nie powinien żądać jej przed spełnieniem tego warunku. Jeżeli jednak termin płatności został ustalony niezależnie od postępu prac, samodzielne wstrzymanie zapłaty bez analizy umowy może stworzyć ryzyko zarzutu opóźnienia po stronie zamawiającego.

Przed dokonaniem kolejnej wpłaty warto zażądać szczegółowego rozliczenia dotychczasowych płatności, zestawienia wykonanych elementów i aktualnego harmonogramu. Nie należy przekazywać dodatkowych kwot wyłącznie na podstawie ustnych obietnic, jeżeli wykonawca nie wykazuje realnego postępu ani podstawy umownej do zapłaty.

Praktyczna kolejność działania

1. Zabezpiecz umowę, załączniki, projekt, kosztorys, harmonogram, potwierdzenia wpłat i całą korespondencję.
2. Wykonaj szczegółową dokumentację zdjęciową stanu prac i sporządź listę elementów wykonanych, wadliwych oraz niewykonanych.
3. Ustal, czy problem polega przede wszystkim na opóźnieniu, wadliwym sposobie wykonywania dzieła czy obu naruszeniach jednocześnie.
4. Wybierz właściwą procedurę: art. 635 k.c., wezwanie z art. 491 k.c. albo wezwanie do zmiany sposobu wykonania z art. 636 k.c.
5. Przed zleceniem prac zastępczych sporządź protokół stanu robót i uzyskaj co najmniej jedną szczegółową wycenę dokończenia lub naprawy.
6. Po odstąpieniu przedstaw wykonawcy rozliczenie wpłat i szkody oraz wyznacz termin dobrowolnej zapłaty.

Przedawnienie roszczeń z umowy o dzieło

Zgodnie z art. 646 k.c. roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem dwóch lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało zostać oddane. Termin ten jest krótki, dlatego wielomiesięczne negocjacje i kolejne obietnice wykonawcy nie powinny prowadzić do zaniechania formalnych działań.

Na bieg przedawnienia mogą wpływać określone czynności prawne, na przykład wniesienie pozwu albo uznanie roszczenia przez dłużnika. Zwykła korespondencja lub samo wezwanie do zapłaty nie zawsze przerywają przedawnienie, dlatego przy zbliżającym się terminie trzeba rozważyć podjęcie czynności wywołującej skutek przewidziany w ustawie.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Przy wielomiesięcznym opóźnieniu i niewykonaniu znacznej części zabudowy zamawiający może mieć podstawy do zakończenia umowy, lecz powinien prawidłowo rozróżnić opóźnienie od wadliwego sposobu wykonywania dzieła. Art. 635 k.c. pozwala odstąpić bez dodatkowego terminu przy kwalifikowanym opóźnieniu, natomiast art. 636 k.c. wymaga wcześniejszego wezwania do zmiany wadliwego lub sprzecznego z umową sposobu pracy.

Przed złożeniem oświadczenia należy zabezpieczyć dowody, ustalić zakres częściowego wykonania i przygotować sposób rozliczenia. Odszkodowanie może obejmować dodatkowy najem oraz koszt dokończenia prac, ale tylko w zakresie udokumentowanej szkody pozostającej w związku z naruszeniem umowy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 795, w szczególności art. 361, 471, 491, 494, 627, 635, 636, 644 i 646.
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 stycznia 2012 r., IV CSK 182/11, OSNC 2012, nr 7–8, poz. 90.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 listopada 2008 r., V CSK 182/08.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 października 2021 r., II CSKP 97/21.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.