Jak zabezpieczyć mieszkanie przy wynajmie i wybrać umowę?

Czy umowa najmu mieszkania musi mieć formę aktu notarialnego?

Zwykła umowa najmu mieszkania co do zasady nie musi być zawierana w formie aktu notarialnego. Dla bezpieczeństwa obu stron powinna jednak mieć formę pisemną i dokładnie określać lokal, czas trwania najmu, wysokość czynszu, zasady rozliczania mediów, wysokość kaucji, obowiązki dotyczące napraw, możliwość kontroli lokalu oraz przypadki wypowiedzenia.

Jeżeli najem nieruchomości lub pomieszczenia zostaje zawarty na okres dłuższy niż rok bez zachowania formy pisemnej, zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego poczytuje się go za zawarty na czas nieoznaczony. Sama forma pisemna nie daje jednak właścicielowi uproszczonej drogi do odzyskania lokalu ani automatycznej możliwości egzekwowania długu przez komornika.

Całą umowę można sporządzić jako akt notarialny, ale w typowym najmie mieszkania nie jest to konieczne. Co ważne, nawet umieszczenie umowy w akcie notarialnym nie oznacza, że każde jej postanowienie staje się tytułem egzekucyjnym. Potrzebne jest wyraźne i prawidłowo sformułowane oświadczenie dłużnika o poddaniu się egzekucji, odpowiadające przepisom art. 777 K.p.c.

Podpisy notarialnie poświadczone a akt notarialny

Przy notarialnym poświadczeniu podpisu strony przedstawiają notariuszowi gotowy dokument. Notariusz stwierdza autentyczność podpisu złożonego w jego obecności albo uznanego przed nim za własnoręczny. Takie poświadczenie wzmacnia dowód, że konkretna osoba podpisała umowę, ale nie zastępuje analizy prawnej całego dokumentu i nie nadaje umowie mocy tytułu egzekucyjnego.

Akt notarialny jest natomiast dokumentem sporządzanym przez notariusza w przewidzianej prawem formie. Notariusz czuwa nad zgodnością czynności z prawem, wyjaśnia stronom jej skutki i odczytuje akt przed podpisaniem. Tylko akt notarialny zawierający odpowiednie oświadczenie o poddaniu się egzekucji może po nadaniu klauzuli wykonalności stanowić podstawę egzekucji.

Wniosek praktyczny: samo poświadczenie podpisów pod zwykłą umową najmu nie daje właścicielowi skuteczniejszej procedury eksmisyjnej. Jeżeli celem jest uproszczenie odzyskania mieszkania, należy rozważyć najem okazjonalny albo, w przypadku przedsiębiorcy wynajmującego lokale, najem instytucjonalny.

Najem okazjonalny jako zabezpieczenie prywatnego właściciela

Najem okazjonalny jest przeznaczony dla właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat, w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Sama umowa nie musi być aktem notarialnym.

Do umowy trzeba dołączyć w szczególności:

• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu po ustaniu najmu;
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji;
• oświadczenie właściciela lub innej osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu zastępczego o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących; na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w wskazanym lokalu, ma 21 dni od powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowej zgody. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do wypowiedzenia umowy z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

Właściciel musi ponadto zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia pozbawia właściciela części szczególnych uprawnień związanych z najmem okazjonalnym, w tym uproszczonej procedury opróżnienia lokalu.

Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie wymaganego oświadczenia najemcy jest ustawowo limitowane do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do tej kwoty mogą dojść należne podatki i koszty wypisów.

Najem instytucjonalny dla wynajmującego prowadzącego działalność

Osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna prowadząca działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali może korzystać z najmu instytucjonalnego. Umowa jest zawierana na czas oznaczony i wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Do umowy dołącza się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i obowiązku opróżnienia lokalu. Najemca przyjmuje także do wiadomości, że w razie egzekucji nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lokalu ani pomieszczenia tymczasowego. W odróżnieniu od najmu okazjonalnego nie trzeba wskazywać lokalu, do którego najemca będzie mógł się przeprowadzić, ani zgłaszać umowy do urzędu skarbowego w celu zachowania szczególnej procedury opróżnienia lokalu.

Dobrowolne poddanie się egzekucji z art. 777 K.p.c.

Oświadczenie o poddaniu się egzekucji może dotyczyć nie tylko opróżnienia lokalu w ramach najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego, lecz także zapłaty określonych należności. Przy zabezpieczaniu czynszu i opłat często wykorzystuje się art. 777 § 1 pkt 5 K.p.c. Akt powinien wskazywać maksymalną wysokość świadczenia, zdarzenie uruchamiające obowiązek zapłaty oraz termin, do którego wierzyciel może wystąpić o nadanie klauzuli wykonalności.

Po spełnieniu warunków wskazanych w akcie właściciel nie musi wszczynać zwykłego procesu o zapłatę. Nadal jednak składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności i wykazuje dokumentami, że zaszło zdarzenie opisane w akcie. Dopiero tytuł egzekucyjny opatrzony klauzulą wykonalności pozwala skierować sprawę do komornika.

Nie należy utożsamiać zabezpieczenia zapłaty z zabezpieczeniem zwrotu lokalu. W przypadku lokalu mieszkalnego najpewniejszą uproszczoną drogę opróżnienia lokalu zapewnia dochowanie wszystkich wymogów najmu okazjonalnego albo instytucjonalnego. Ogólna klauzula wpisana do dowolnej umowy nie powinna być traktowana jako automatyczne obejście przepisów chroniących lokatorów.

Wypowiedzenie umowy z powodu zaległości czynszowych

Nawet dobrze zabezpieczona umowa nie pozwala pominąć ustawowej procedury wypowiedzenia. Właściciel może wypowiedzieć stosunek najmu nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, jeżeli lokator pozostaje w zwłoce z zapłatą czynszu lub innych należnych opłat co najmniej za trzy pełne okresy płatności.

Wcześniej właściciel musi pisemnie uprzedzić najemcę o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczyć mu dodatkowy miesięczny termin do zapłaty zaległych oraz bieżących należności. Pominięcie uprzedzenia, dodatkowego terminu albo wymaganej formy może spowodować nieskuteczność wypowiedzenia.

Przy umowie na czas oznaczony należy także zadbać o jednoznaczne postanowienia określające przypadki wcześniejszego wypowiedzenia. Postanowienia umowy nie mogą jednak ograniczać bezwzględnie obowiązujących praw lokatora ani zastępować ustawowych warunków wypowiedzenia przez właściciela.

Jak odzyskać lokal po zakończeniu najmu okazjonalnego?

Po wygaśnięciu lub skutecznym rozwiązaniu umowy najmu okazjonalnego właściciel powinien działać według ustawowej kolejności:

1. Doręczyć najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu, opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela.
2. Wskazać w żądaniu strony, umowę, przyczynę ustania najmu oraz termin na opróżnienie lokalu, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia.
3. Po bezskutecznym upływie terminu złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy.
4. Dołączyć żądanie z dowodem doręczenia albo wysłania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.
5. Po uzyskaniu klauzuli wykonalności skierować wniosek egzekucyjny do komornika.

W najmie instytucjonalnym procedura jest zbliżona, ale termin wskazany w żądaniu opróżnienia lokalu nie może być krótszy niż 14 dni. Do wniosku o klauzulę nie dołącza się potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Właściciel nie może samodzielnie usunąć lokatora, wymienić zamków, odciąć mediów ani wynieść jego rzeczy. Odzyskanie lokalu powinno nastąpić dobrowolnie albo w drodze prawidłowo przeprowadzonej egzekucji.

Jak jeszcze zabezpieczyć wynajem mieszkania?

Notarialne oświadczenie jest tylko jednym z elementów bezpiecznego najmu. W praktyce warto zastosować również:

• kaucję – w zwykłym najmie lokalu mieszkalnego nie wyższą niż dwunastokrotność miesięcznego czynszu, a w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym nie wyższą niż sześciokrotność czynszu;
• protokół zdawczo-odbiorczy – z opisem stanu lokalu, wyposażenia, liczników, kluczy i dokumentacją zdjęciową;
• precyzyjne rozliczenia – rozdzielenie czynszu najmu, opłat administracyjnych, mediów i innych należności oraz określenie terminów ich płatności;
• zakaz podnajmu bez pisemnej zgody – wraz z konsekwencjami naruszenia tego obowiązku;
• zasady kontroli lokalu – z poszanowaniem prywatności najemcy i po wcześniejszym uzgodnieniu terminu, poza sytuacjami awaryjnymi przewidzianymi prawem;
• adresy do doręczeń i obowiązek informowania o ich zmianie – co ułatwia skuteczne wysyłanie wezwań oraz oświadczeń;
• weryfikację dokumentów i wypłacalności – prowadzoną proporcjonalnie, legalnie i za zgodą osoby, której dane dotyczą.

Kaucja nie zastępuje prawidłowego wypowiedzenia ani oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Powinna być rozliczona po opróżnieniu lokalu, z uwzględnieniem zasad ustawowych i rzeczywiście istniejących należności właściciela.

Najczęściej zadawane pytania

Czy cała umowa najmu okazjonalnego musi być aktem notarialnym?

Nie. Umowa najmu okazjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W formie aktu notarialnego sporządza się przede wszystkim oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i obowiązku opróżnienia lokalu.

Czy notarialne poświadczenie podpisów umożliwia szybką eksmisję?

Nie. Poświadczenie podpisów potwierdza ich autentyczność, lecz samo nie tworzy tytułu egzekucyjnego. Uproszczona procedura wymaga spełnienia warunków najmu okazjonalnego albo instytucjonalnego.

Ile jest czasu na zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego?

Właściciel ma 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Na żądanie najemcy powinien przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.

Czy po trzech niezapłaconych czynszach można od razu wypowiedzieć umowę?

Nie. Najemca musi zalegać co najmniej za trzy pełne okresy płatności, a właściciel powinien wcześniej pisemnie uprzedzić go o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczyć dodatkowy miesięczny termin na zapłatę zaległych oraz bieżących należności.

Czy akt z art. 777 K.p.c. pozwala od razu iść do komornika?

Najpierw trzeba uzyskać sądową klauzulę wykonalności i wykazać spełnienie warunków wskazanych w akcie. Dopiero dokument opatrzony klauzulą wykonalności może być podstawą egzekucji komorniczej.

Czy kaucja może zastąpić najem okazjonalny?

Nie. Kaucja zabezpiecza określone należności, ale nie upraszcza procedury opróżnienia lokalu. Najlepszą ochronę daje połączenie prawidłowej umowy, kaucji, protokołu oraz właściwego oświadczenia notarialnego.

Podsumowanie

Dla prywatnego właściciela mieszkania najskuteczniejszym rozwiązaniem jest zwykle najem okazjonalny, a dla podmiotu prowadzącego działalność w zakresie wynajmu – najem instytucjonalny. Sama umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi nie daje prawa do bezpośredniej egzekucji. Kluczowe znaczenie mają prawidłowe oświadczenie najemcy w akcie notarialnym, komplet wymaganych załączników, terminowe zgłoszenie najmu okazjonalnego oraz zgodne z ustawą wypowiedzenie umowy.

W przypadku zabezpieczenia należności pieniężnych można dodatkowo rozważyć akt notarialny z art. 777 § 1 pkt 5 K.p.c. Każde takie zabezpieczenie powinno być dostosowane do konkretnej umowy, ponieważ nieprecyzyjna treść dokumentu może utrudnić późniejszą egzekucję.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795 – oficjalny tekst aktu.
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 468 – oficjalny tekst aktu.
3. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 725 ze zm. – oficjalny tekst aktu.
4. Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 614 – oficjalny tekst aktu.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.