Projektant nie wykonał projektu – jak rozwiązać umowę i odzyskać pieniądze?

Najpierw ustal rodzaj umowy i właściwego dłużnika

Umowa dotycząca sporządzenia konkretnej dokumentacji projektowej, opisanej przez rodzaj obiektu, zakres opracowania i termin oddania, najczęściej ma cechy umowy o dzieło. Projektant zobowiązuje się wówczas do osiągnięcia oznaczonego rezultatu, czyli przygotowania kompletnego projektu zgodnego z umową, przepisami i zasadami wiedzy technicznej.

Jeżeli zakres współpracy obejmuje także uzyskiwanie uzgodnień, prowadzenie korespondencji z urzędami, reprezentowanie inwestora albo podejmowanie czynności zmierzających do uzyskania pozwolenia na budowę, umowa może mieć charakter mieszany. Samo wydanie pozwolenia zależy od decyzji organu administracji, dlatego nie zawsze można traktować je jako rezultat gwarantowany przez projektanta. Projektant powinien jednak rzetelnie ocenić możliwość realizacji inwestycji, wskazać znane przeszkody i niezwłocznie informować inwestora o problemach.

Trzeba również ustalić, kto jest stroną umowy. Roszczenie o zwrot pieniędzy należy kierować do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, spółki albo innego podmiotu wskazanego w umowie i na fakturach. Nie zawsze będzie to ta sama osoba, która osobiście wykonywała projekt. Brak numeru NIP lub pełnego adresu w umowie nie powoduje automatycznie jej nieważności, jeżeli stronę można ustalić na podstawie pozostałych danych, korespondencji, rachunków, przelewów i informacji z CEIDG lub KRS.

Jak zakończyć umowę z projektantem z powodu opóźnienia?

Podstawę zakończenia umowy należy dopasować do jej treści oraz momentu, w którym inwestor składa oświadczenie. Nie powinno się ograniczać pisma do ogólnego stwierdzenia, że inwestor rezygnuje ze współpracy. Nieprecyzyjne oświadczenie może zostać potraktowane jako odstąpienie na podstawie art. 644 Kodeksu cywilnego, które pozwala zamawiającemu zrezygnować przed ukończeniem dzieła, ale jednocześnie może zobowiązywać go do zapłaty umówionego wynagrodzenia pomniejszonego o oszczędności wykonawcy.

Jeżeli jeszcze przed nadejściem umówionego terminu jest oczywiste, że projektant nie ukończy dzieła na czas, zastosowanie może mieć art. 635 Kodeksu cywilnego. Przepis ten pozwala odstąpić od umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego, gdy opóźnienie w rozpoczęciu lub wykończeniu prac jest tak duże, że terminowe ukończenie dzieła nie jest prawdopodobne.

Jeżeli umówiony termin już upłynął, najczęściej należy oprzeć działanie na art. 491 Kodeksu cywilnego. Inwestor powinien wyznaczyć projektantowi odpowiedni dodatkowy termin na wykonanie obowiązków i jednocześnie wyraźnie zastrzec, że po bezskutecznym upływie tego terminu odstąpi od umowy. Dodatkowy termin musi być realny, ale przy wielomiesięcznym lub wieloletnim opóźnieniu nie musi być długi.

Odstąpienie bez dodatkowego wezwania może być możliwe między innymi wtedy, gdy umowa przewiduje takie uprawnienie na wypadek niedotrzymania ściśle określonego terminu albo gdy wykonanie projektu po terminie nie ma już dla inwestora znaczenia, a cel umowy był znany projektantowi. Wynika to z art. 492 Kodeksu cywilnego. Każdy z tych przypadków wymaga jednak oceny postanowień umowy i okoliczności sprawy.

Praktyczna kolejność działań może wyglądać następująco:

1. ustalenie dokładnego zakresu niewykonanych prac i terminów określonych w umowie lub aneksach,
2. wezwanie projektanta do przedstawienia aktualnego stanu prac i wydania dotychczas sporządzonej dokumentacji,
3. wyznaczenie dodatkowego terminu na ukończenie projektu z zagrożeniem odstąpieniem od umowy,
4. złożenie jednoznacznego oświadczenia o odstąpieniu po bezskutecznym upływie terminu,
5. wezwanie do zwrotu wpłat i zapłaty odszkodowania w oznaczonym terminie,
6. skierowanie sprawy do sądu, jeżeli wykonawca nie zapłaci dobrowolnie.

Pisma należy doręczać w sposób umożliwiający wykazanie ich treści i daty odbioru, na przykład przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Można równolegle przesłać je pocztą elektroniczną, jeżeli strony wcześniej komunikowały się w ten sposób.

Zwrot wpłat, odszkodowanie i odsetki

Skuteczne odstąpienie od umowy wzajemnej powoduje obowiązek rozliczenia stron. Zgodnie z art. 494 Kodeksu cywilnego każda ze stron powinna zwrócić to, co otrzymała na podstawie umowy. Inwestor może zatem żądać zwrotu zapłaconej części wynagrodzenia w takim zakresie, w jakim nie otrzymał odpowiadającego jej, przydatnego i zgodnego z umową świadczenia.

Jeżeli projektant wykonał część dokumentacji, konieczne jest ustalenie, czy ma ona dla inwestora samodzielną wartość i czy może zostać wykorzystana przez innego projektanta. Wykonawca może próbować rozliczyć wartość prawidłowo wykonanej części prac. Z kolei inwestor może żądać wydania wszystkich opracowań, plików, map, uzgodnień i dokumentów sporządzonych na jego koszt.

Oprócz zwrotu wynagrodzenia możliwe jest dochodzenie odszkodowania na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego. Roszczenie może obejmować uzasadnione i udokumentowane wydatki, które stały się bezcelowe wskutek niewykonania umowy, na przykład koszt mapy, uzgodnień, opłat urzędowych albo ponownego przygotowania dokumentacji. Trzeba jednak wykazać niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, wysokość szkody oraz normalny związek przyczynowy między zachowaniem projektanta a poniesionym kosztem.

Nie każdy wydatek zostanie automatycznie zwrócony. Jeżeli mapa, badania lub inne dokumenty nadal mogą być wykorzystane przy dalszej inwestycji, sąd może uznać, że nie stanowią one szkody albo że szkoda jest niższa od pełnej wartości wydatku.

Jeżeli po odstąpieniu od umowy i wezwaniu do zapłaty projektant nie zwróci pieniędzy w wyznaczonym terminie, inwestor może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego. Odsetki nalicza się zasadniczo od dnia następującego po upływie terminu wskazanego w prawidłowo doręczonym wezwaniu.

Trzeba też sprawdzić, czy wpłacona kwota była zaliczką, częścią wynagrodzenia czy zadatkiem. Samo wpłacenie części ceny nie oznacza jeszcze ustanowienia zadatku. Skutki zadatku z art. 394 Kodeksu cywilnego można stosować wtedy, gdy taki charakter wpłaty wynika z umowy lub okoliczności jej zawarcia.

Przedawnienie roszczeń może być najważniejszym problemem

Zgodnie z art. 646 Kodeksu cywilnego roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem dwóch lat od dnia oddania dzieła. Jeżeli dzieło nie zostało oddane, termin liczy się od dnia, w którym zgodnie z umową miało zostać oddane.

Oznacza to, że przy umowie przewidującej oddanie dokumentacji do końca listopada 2022 r. dwuletni termin przedawnienia, z uwzględnieniem zasady końca roku wynikającej z art. 118 Kodeksu cywilnego, mógł zakończyć się 31 grudnia 2024 r. Dokładny termin może jednak zależeć od treści umowy, aneksów, podziału prac na etapy, późniejszych uzgodnień oraz czynności podjętych przez strony.

Zwykłe telefony, wiadomości wysyłane przez inwestora i ponawiane wezwania nie muszą przerywać biegu przedawnienia. Do przerwania może dojść między innymi przez czynność bezpośrednio zmierzającą do dochodzenia roszczenia przed sądem albo przez uznanie roszczenia przez dłużnika. Mediacja oraz postępowanie pojednawcze mogą powodować zawieszenie biegu terminu na czas ich trwania.

Jeżeli od umówionego terminu wykonania minęło kilka lat, przed wysłaniem kolejnego wezwania należy niezwłocznie ustalić, czy roszczenia nie są już przedawnione. Przedawnienie nie powoduje automatycznego wygaśnięcia zobowiązania, ale pozwala pozwanemu uchylić się od zapłaty poprzez podniesienie odpowiedniego zarzutu.

Skarga do izby zawodowej projektanta

Najpierw należy sprawdzić, czy osoba wykonująca projekt posiada uprawnienia budowlane i jest członkiem właściwego samorządu zawodowego. Dane dotyczące uprawnień, ich zakresu oraz przynależności do izby można zweryfikować w publicznej wyszukiwarce e-CRUB prowadzonej przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego.

Architekt wykonujący samodzielną funkcję techniczną w budownictwie może należeć do właściwej okręgowej izby architektów, natomiast projektant posiadający uprawnienia w innej specjalności może należeć do okręgowej izby inżynierów budownictwa. Skargę dotyczącą naruszenia obowiązków zawodowych należy skierować do właściwego okręgowego rzecznika odpowiedzialności zawodowej.

Zgodnie z art. 41 i art. 45 ustawy o samorządach zawodowych architektów oraz inżynierów budownictwa członek izby ma obowiązek przestrzegać przepisów, zasad wiedzy technicznej, zasad etyki zawodowej oraz uchwał organów izby. Zawinione naruszenie tych obowiązków może prowadzić do odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Okręgowy sąd dyscyplinarny może orzec:

• upomnienie,
• naganę,
• zawieszenie w prawach członka izby na okres do dwóch lat,
• skreślenie z listy członków izby.

Osoba składająca skargę nie decyduje o rodzaju kary ani nie może samodzielnie doprowadzić do odebrania projektantowi uprawnień. Skarga uruchamia ocenę sprawy przez właściwe organy samorządu zawodowego. Należy do niej dołączyć umowę, korespondencję, dowody wpłat, wezwania, dokumentację z urzędu oraz opis konkretnych zachowań projektanta.

W postępowaniu dyscyplinarnym obowiązują krótkie terminy. Co do zasady postępowania nie można wszcząć po upływie trzech miesięcy od uzyskania przez rzecznika wiadomości o przewinieniu ani po upływie trzech lat od jego popełnienia. Ocena początku terminu może być trudna w przypadku długotrwałego lub powtarzającego się zaniechania, dlatego ze skargą nie należy zwlekać.

Postępowanie dyscyplinarne jest niezależne od sprawy cywilnej. Izba nie zasądzi na rzecz inwestora zwrotu wynagrodzenia ani odszkodowania. Takich należności należy dochodzić od strony umowy, a w razie braku dobrowolnej zapłaty – przed sądem cywilnym.

Czy projektant odpowiada za błędne zapewnienia o możliwości budowy?

Zapewnienie, że uzyskanie pozwolenia na budowę będzie bezproblemowe, nie zastępuje analizy miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, parametrów działki, dostępu do drogi, możliwości uzbrojenia terenu i pozostałych wymagań prawa budowlanego. Szczególnej ostrożności wymagają inwestycje na gruntach rolnych oraz plany realizacji kilku budynków w ramach zabudowy zagrodowej.

Projektant powinien przed zawarciem umowy poinformować inwestora o istotnych, możliwych do rozpoznania przeszkodach. Jeżeli jako profesjonalista zapewnił, że inwestycja jest dopuszczalna, pobrał wynagrodzenie, a następnie nie wykonał podstawowej analizy albo nie poinformował o przeszkodach, takie zachowanie może stanowić nienależyte wykonanie umowy.

Odpowiedzialność nie powstaje jednak tylko dlatego, że urząd odmówił wydania pozwolenia. Należy zbadać przyczynę odmowy, zakres zlecenia, stan prawny obowiązujący w czasie wykonywania umowy oraz to, czy projektant dochował staranności wymaganej od profesjonalisty. Istotne znaczenie może mieć również treść pełnomocnictw oraz to, kto był zobowiązany do uzyskania poszczególnych decyzji i dokumentów.

Jakie dokumenty przygotować przed dochodzeniem roszczeń?

Przed wysłaniem ostatecznego pisma lub złożeniem pozwu warto zgromadzić:

• podpisaną umowę, załączniki, harmonogram i wszystkie aneksy,
• ofertę projektanta i wiadomości poprzedzające podpisanie umowy,
• potwierdzenia przelewów, faktury i rachunki,
• korespondencję dotyczącą terminów oraz zapewnień projektanta,
• wezwania do wykonania umowy i dowody ich doręczenia,
• pełnomocnictwa udzielone projektantowi,
• kopie wniosków, pism urzędowych, postanowień i decyzji,
• mapy, uzgodnienia i częściową dokumentację przekazaną przez projektanta,
• ofertę innego projektanta wskazującą koszt dokończenia lub ponownego wykonania prac,
• wydruk danych kontrahenta z CEIDG albo KRS oraz dane z e-CRUB.

Dokumenty pozwolą ocenić, czy żądać wykonania umowy, odstąpić od niej w całości, rozliczyć część prac czy dochodzić wyłącznie odszkodowania. Szczególne znaczenie ma ustalenie, czy dokumentacja sporządzona przez dotychczasowego projektanta może zostać legalnie i praktycznie wykorzystana przez inną osobę.

Najczęściej zadawane pytania

Podsumowanie

W przypadku znacznego opóźnienia projektanta inwestor może żądać wykonania umowy, odstąpić od niej, domagać się zwrotu wpłat i dochodzić odszkodowania. Podstawa odstąpienia musi zostać dobrana do treści umowy i etapu jej wykonywania, ponieważ zwykła rezygnacja może wywołać niekorzystne skutki finansowe.

Niezależnie od roszczeń pieniężnych można zawiadomić właściwą izbę zawodową o naruszeniu przepisów, zasad wiedzy technicznej lub etyki. W sprawach, w których termin oddania projektu upłynął kilka lat wcześniej, pierwszym krokiem powinna być jednak pilna analiza przedawnienia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity ogłoszony w Dz. U. z 2026 r. poz. 795 – oficjalny tekst aktu.

2. Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o samorządach zawodowych architektów oraz inżynierów budownictwa, tekst jednolity ogłoszony w Dz. U. z 2025 r. poz. 1783 – oficjalny tekst aktu.

3. Centralny rejestr osób posiadających uprawnienia budowlane – publiczna wyszukiwarka e-CRUB.

4. Pierwotne teksty ustaw: ustawa o samorządach zawodowych architektów oraz inżynierów budownictwa oraz Kodeks cywilny.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.