Wykonawca nie kończy wykończenia mieszkania. Co zrobić?

Czy wykończenie mieszkania jest umową o dzieło

Umowa obejmująca kompleksowe wykończenie konkretnego mieszkania według projektu, kosztorysu i uzgodnionego standardu często ma charakter umowy o dzieło, ponieważ wykonawca zobowiązuje się osiągnąć oznaczony rezultat. Nie jest to jednak kwalifikacja automatyczna. Przy szerokim zakresie inwestycji, pracach wykonywanych na podstawie dokumentacji projektowej i oddaniu obiektu lub wyodrębnionej części obiektu umowa może zostać uznana za umowę o roboty budowlane. O rodzaju umowy decyduje jej rzeczywista treść, a nie nazwa wpisana w nagłówku.

W typowej umowie o dzieło zastosowanie mają przede wszystkim art. 627 i następne Kodeksu cywilnego. Do skutków opóźnienia stosuje się także ogólne przepisy o odpowiedzialności za niewykonanie umowy, w szczególności art. 471, 476, 477 i 491 Kodeksu cywilnego. Dlatego przed wysłaniem wezwania trzeba sprawdzić cały dokument: termin końcowy, zasady jego przedłużania, procedurę zgłaszania prac dodatkowych, odbiór, płatności i kary umowne.

Kiedy można naliczyć karę umowną za opóźnienie

Kara umowna może zabezpieczać wyłącznie zobowiązanie niepieniężne, na przykład obowiązek zakończenia wykończenia mieszkania w określonym terminie. Nie należy nazywać jej „odsetkami karnymi”. Odsetki dotyczą opóźnienia w zapłacie pieniędzy, natomiast kara umowna wynika z art. 483 i 484 Kodeksu cywilnego oraz z konkretnego postanowienia umowy.

Najpierw trzeba ustalić, jakie zdarzenie uruchamia karę. Jeżeli umowa przewiduje karę za każdy dzień opóźnienia w przedstawieniu lokalu do odbioru po upływie 90 dni od przekazania mieszkania, co do zasady okres naliczania rozpoczyna się następnego dnia po bezskutecznym upływie tego terminu. Jeżeli jednak klauzula odwołuje się do „zwłoki”, „winy wykonawcy”, uzgodnionego dnia odbioru albo terminu przesuniętego aneksem, konieczna jest analiza tych dodatkowych warunków.

Samo to, że wykonawca nie chce wskazać dnia odbioru, nie powinno pozwalać mu bezterminowo odsuwać odpowiedzialności, jeżeli umowa zawiera obiektywny termin zakończenia robót. Inaczej będzie, gdy strony skutecznie zmieniły termin, zamawiający zlecił istotne prace dodatkowe wpływające na harmonogram albo nie zapewnił współdziałania potrzebnego do wykonania prac.

Opóźnienie a zwłoka wykonawcy

Opóźnienie oznacza samo przekroczenie terminu. Zwłoka jest opóźnieniem, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Zgodnie z art. 476 Kodeksu cywilnego wykonawca może bronić się, wykazując, że niedotrzymanie terminu było następstwem okoliczności, za które nie odpowiada. Ocena zależy jednak również od treści klauzuli kary umownej. Strony mogą zastrzec karę za zwykłe opóźnienie, rozszerzając odpowiedzialność wykonawcy, ale powinno to jasno wynikać z umowy.

Brak listew, lamp, stolarza albo wolnej ekipy nie jest automatycznie siłą wyższą. Profesjonalny wykonawca odpowiada także za organizację zamówień oraz za osoby, którymi posługuje się przy realizacji umowy. Jeżeli materiały zamówiono za późno, podwykonawcę zaangażowano dopiero po terminie albo firma przesunęła pracowników do innych klientów, są to zwykle okoliczności należące do sfery organizacyjnej wykonawcy. Firma może natomiast powołać się na rzeczywiście nadzwyczajną i niezależną przeszkodę, o ile wykaże jej wystąpienie, czas trwania i wpływ na harmonogram.

Warto zażądać dokumentów potwierdzających przyczyny przesunięcia: dat zamówień, potwierdzeń dostaw, informacji od producenta, harmonogramu prac dodatkowych oraz wskazania, ile dni rzeczywiście zajęły. Ogólne stwierdzenie, że „nie było materiałów” albo „nie ma stolarza”, nie przesądza jeszcze o braku odpowiedzialności.

Jak wezwać wykonawcę do zakończenia prac

Najskuteczniejszym pierwszym krokiem jest jedno uporządkowane pismo, wysłane na adres wskazany w umowie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru oraz dodatkowo pocztą elektroniczną. Rozmowy telefoniczne warto podsumowywać e-mailem. Pismo powinno zawierać:

1. oznaczenie umowy, lokalu i daty przekazania mieszkania;
2. wskazanie umówionego terminu zakończenia oraz liczby dni opóźnienia;
3. listę prac niewykonanych, przerwanych albo wymagających poprawy;
4. wezwanie do przedstawienia realnego harmonogramu i wskazania osób odpowiedzialnych;
5. wyznaczenie konkretnego dodatkowego terminu zakończenia prac i zgłoszenia gotowości do odbioru;
6. naliczenie kary umownej albo zastrzeżenie, że będzie naliczana zgodnie z umową;
7. żądanie pisemnego wyjaśnienia przyczyn opóźnienia i ich udokumentowania;
8. zastrzeżenie prawa do odszkodowania, potrącenia, odstąpienia od umowy lub skorzystania z wykonania zastępczego, jeżeli podstawy prawne rzeczywiście wystąpią.

Dodatkowy termin musi być realny w stosunku do zakresu pozostałych prac. Zbyt krótki termin może zostać zakwestionowany. Jeżeli do zakończenia pozostały drobne czynności, kilka lub kilkanaście dni może być odpowiednie; przy większym zakresie potrzebny będzie dłuższy okres. W piśmie należy unikać pustych gróźb. Skutek w postaci odstąpienia powinien być zapowiedziany tylko wtedy, gdy zamawiający jest gotowy z niego skorzystać.

Kiedy można odstąpić od umowy

Jeżeli jeszcze przed terminem widać, że wykonawca opóźnia się tak dalece, iż nie jest prawdopodobne ukończenie dzieła na czas, art. 635 Kodeksu cywilnego pozwala odstąpić od umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego. Uprawnienie to nie zależy od winy wykonawcy, ale musi istnieć obiektywna podstawa do przyjęcia, że termin nie zostanie dotrzymany.

Po upływie terminu bezpieczną podstawą działania jest często art. 491 Kodeksu cywilnego. Zamawiający może wyznaczyć wykonawcy odpowiedni dodatkowy termin z zagrożeniem, że po jego bezskutecznym upływie odstąpi od umowy. Zamiast odstąpienia może nadal żądać wykonania prac oraz naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki. Jeżeli wykonawca jednoznacznie oświadczy, że świadczenia nie spełni, w określonych warunkach zastosowanie może mieć także art. 492¹ Kodeksu cywilnego.

Odstąpienie jest rozwiązaniem poważnym. Powoduje konieczność rozliczenia wykonanych prac, zaliczek, materiałów, stanu lokalu i szkody. Nie należy mylić go z odstąpieniem na podstawie art. 644 Kodeksu cywilnego, które zamawiający może złożyć w każdej chwili przed ukończeniem dzieła, ale zasadniczo musi wtedy zapłacić umówione wynagrodzenie pomniejszone o oszczędności wykonawcy. Wybór niewłaściwej podstawy może więc prowadzić do niekorzystnego rozliczenia.

Czy można zlecić dokończenie prac innej ekipie

Art. 636 Kodeksu cywilnego ma zastosowanie, gdy dzieło jest wykonywane wadliwie albo w sposób sprzeczny z umową. Zamawiający powinien wtedy wezwać wykonawcę do zmiany sposobu wykonywania i wyznaczyć odpowiedni termin. Dopiero po jego bezskutecznym upływie może odstąpić od umowy albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo pierwotnego wykonawcy.

Nie należy opierać się na art. 636 wyłącznie dlatego, że firma przekroczyła termin. Czyste opóźnienie regulują przede wszystkim art. 635, art. 491 oraz ogólne przepisy o zwłoce. Przy samym opóźnieniu wykonanie zastępcze na koszt dłużnika może wymagać zastosowania art. 480 Kodeksu cywilnego, w tym uzyskania upoważnienia sądu, chyba że zachodzi wypadek nagły. W praktyce przed wpuszczeniem nowej ekipy trzeba dokładnie udokumentować stan robót, wykonać zdjęcia, sporządzić protokół i zabezpieczyć kosztorys.

Odbiór mieszkania i protokół

Zamawiający nie musi biernie czekać, aż firma sama zaproponuje termin. Może wezwać wykonawcę do zgłoszenia gotowości do odbioru, a następnie wyznaczyć termin oględzin z odpowiednim wyprzedzeniem. Podczas spotkania należy sporządzić protokół zawierający listę wykonanych i niewykonanych prac, wady, terminy usunięcia usterek, stan liczników, liczbę przekazanych kluczy oraz stanowiska obu stron.

Jeżeli lokal nie jest ukończony w zakresie pozwalającym uznać rezultat za oddany zgodnie z umową, nie należy podpisywać bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego. Można sporządzić protokół oględzin lub odbioru częściowego i wyraźnie wskazać, że nie potwierdza on pełnego wykonania umowy ani rezygnacji z kary i odszkodowania. Drobne usterki nie zawsze uzasadniają odmowę odbioru, natomiast braki istotne, uniemożliwiające normalne korzystanie z mieszkania lub świadczące o nieukończeniu dzieła, wymagają odmiennej oceny.

Obowiązek zapłaty zależy od umowy. Jeżeli strony nie ustaliły inaczej, przy umowie o dzieło wynagrodzenie staje się należne przy oddaniu dzieła. Gdy przewidziano etapy, zaliczki albo płatność przed odbiorem, trzeba stosować uzgodniony harmonogram, z uwzględnieniem zarzutów dotyczących niewykonania umowy.

Czy karę można potrącić z końcowej faktury

Potrącenie jest możliwe, gdy zamawiający i wykonawca są jednocześnie wobec siebie wierzycielami i dłużnikami, obie wierzytelności są pieniężne, wymagalne oraz mogą być dochodzone przed sądem. Samo wpisanie kary do prywatnego zestawienia nie powoduje jeszcze potrącenia.

Jeżeli umowa nie określa terminu zapłaty kary, najpierw należy wezwać wykonawcę do jej zapłaty w oznaczonym terminie. Po uzyskaniu wymagalności roszczenia można złożyć odrębne oświadczenie o potrąceniu, wskazując obie wierzytelności i ich wysokość. Trzeba też sprawdzić, czy umowa nie zawiera ważnego ograniczenia potrącenia. Przy spornej karze wykonawca może dochodzić niepotrąconej jego zdaniem części wynagrodzenia przed sądem, dlatego kalkulacja powinna być udokumentowana.

Odszkodowanie za skutki opóźnienia

Niezależnie od kary umownej zamawiający może dochodzić odszkodowania za szkodę spowodowaną niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy, jeżeli wykaże odpowiedzialność wykonawcy, wysokość szkody i normalny związek przyczynowy. Mogą to być na przykład dodatkowy najem mieszkania, magazynowanie mebli, uzasadnione koszty ponownego przyjazdu innych ekip albo różnica w cenie dokończenia prac.

Jeżeli umowa przewiduje karę za opóźnienie, odszkodowanie przewyższające jej wysokość jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy strony tak postanowiły. Warto sprawdzić, czy klauzula zawiera zapis o możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego. Każdy koszt należy dokumentować fakturą, rachunkiem, umową i korespondencją pokazującą, że powstał właśnie z powodu opóźnienia wykonawcy.

Ochrona konsumenta przy niejasnych zapisach umowy

Osoba zamawiająca wykończenie prywatnego mieszkania od przedsiębiorcy jest co do zasady konsumentem. Niejednoznaczne postanowienia wzorca umowy tłumaczy się na jej korzyść. Klauzula pozwalająca wykonawcy dowolnie i bez ważnej, możliwej do zweryfikowania przyczyny przesuwać termin może podlegać ocenie jako niedozwolone postanowienie umowne, zwłaszcza gdy istotnie ogranicza odpowiedzialność firmy za nienależyte wykonanie zobowiązania.

Nie oznacza to jednak, że każde postanowienie o przedłużeniu terminu jest nieważne. Dopuszczalne są precyzyjne klauzule odnoszące się do konkretnych przeszkód, prac dodatkowych lub braku współdziałania zamawiającego. Znaczenie ma też to, czy zapis był indywidualnie negocjowany, czy pochodził z gotowego wzorca przedstawionego przez firmę.

Najczęstsze pytania

Czy brak materiałów zwalnia wykonawcę z kary?

Nie automatycznie. Wykonawca powinien wykazać, że niedostępność materiałów była od niego niezależna, niemożliwa do przewidzenia przy zachowaniu profesjonalnej staranności i rzeczywiście uniemożliwiła terminowe wykonanie. Znaczenie ma też brzmienie klauzuli kary.

Od którego dnia naliczać karę umowną?

Najczęściej od dnia następującego po umownym terminie zakończenia albo przedstawienia lokalu do odbioru. Jeżeli termin został skutecznie przesunięty lub kara zależy od dodatkowego zdarzenia, początek naliczania trzeba ustalić według całej umowy.

Czy można samodzielnie wyznaczyć termin odbioru?

Można wezwać wykonawcę do zgłoszenia gotowości i zaproponować konkretny termin oględzin. Samo wyznaczenie spotkania nie oznacza jednak, że nieukończone dzieło zostało odebrane. Stan prac należy opisać w protokole.

Czy art. 636 pozwala odstąpić od umowy tylko z powodu opóźnienia?

Nie. Ten przepis dotyczy wadliwego lub sprzecznego z umową sposobu wykonywania dzieła. Przy samym przekroczeniu terminu właściwe są przede wszystkim przepisy o opóźnieniu i zwłoce, w tym art. 635 i 491 Kodeksu cywilnego.

Czy przy naliczeniu kary trzeba udowodnić szkodę?

Nie trzeba wykazywać wysokości szkody, aby żądać prawidłowo zastrzeżonej kary umownej. Trzeba natomiast wykazać, że nastąpiło zdarzenie objęte klauzulą, oraz prawidłowo obliczyć okres i wysokość kary.

Czy wykonawca może żądać zmniejszenia kary?

Tak. Sąd może zmniejszyć karę, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana. Nie oznacza to, że wykonawca może jednostronnie ustalić dowolną niższą kwotę.

Podsumowanie

Przy opóźnionym wykończeniu mieszkania najważniejsze jest ustalenie wiążącego terminu i dokładnego brzmienia klauzuli kary umownej. Następnie trzeba udokumentować stan prac, wysłać wykonawcy formalne wezwanie i wyznaczyć realny termin zakończenia oraz odbioru. Jeżeli firma nadal nie wykonuje umowy, można rozważyć karę, odszkodowanie, potrącenie, odstąpienie albo wykonanie zastępcze, ale każda z tych czynności ma odrębne przesłanki i skutki rozliczeniowe.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 795 – oficjalny tekst w ELI.
2. Wyrok Sądu Najwyższego dotyczący art. 635 Kodeksu cywilnego, sygn. II CSKP 97/21 – orzeczenie Sądu Najwyższego.
3. Wyrok Sądu Najwyższego dotyczący kary umownej za opóźnienie, sygn. V CSKP 105/21 – orzeczenie Sądu Najwyższego.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.