Spór z biurem rachunkowym, wezwanie do zapłaty i możliwa obrona
• Data: 2025-12-29 • Autor: Katarzyna Talkowska-Szewczyk
Prowadziłam firmę przez dwa lata, korzystając z pełnej księgowości. Niestety poważnie zachorowałam i w trakcie leczenia nie zawsze mogłam terminowo dopilnować wszystkich spraw. Zakończyłam współpracę z biurem rachunkowym pod koniec 2023 roku. Sporządziłam sprawozdanie finansowe, z którym biuro się nie zgodziło. Zażądało ode mnie zwrotu dokumentów w czerwcu, a termin złożenia sprawozdania do sądu przypadał w połowie lipca. Przekazałam im dokumenty zarówno mailowo, jak i na nośniku pamięci.
Ostatnio otrzymałam listem poleconym żądanie zapłaty na kwotę 19 370 zł, obejmującą wykonanie sprawozdania przez inne biuro w kwocie 3690 zł oraz ponad 80 roboczogodzin w kwocie 15 680 zł. Biuro powołuje się na poniesione koszty. Tymczasem płatności z ich strony wobec mnie były mocno opóźnione – zwykle o 2–3 miesiące, jedna faktura została uregulowana dopiero po roku, a ostatnia została potrącona właśnie z tej kwoty 19 370 zł. Chciałabym wiedzieć, jak się bronić i jakie dokumenty przygotować, by odpowiedzieć na wezwanie.
.jpg)
Podstawa prawna żądania
Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego:
„Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.”
Odpowiedzialność odszkodowawcza powstaje, gdy wystąpią trzy przesłanki:
-
niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania,
-
szkoda,
-
adekwatny związek przyczynowy między tymi zdarzeniami.
W przypadku uznania, że interes wierzyciela nie został zaspokojony, zachowanie dłużnika może być zakwalifikowane jako bezprawne. Szkodę stanowi różnica między aktualnym stanem majątku wierzyciela a stanem hipotetycznym, który istniałby, gdyby zobowiązanie zostało prawidłowo wykonane.
Jak odpowiedzieć na wezwanie do zapłaty
W opisanej sytuacji należy niezwłocznie udzielić odpowiedzi na wezwanie do zapłaty. W piśmie warto:
a) zakwestionować, że doszło do nienależytego wykonania umowy,
b) szczegółowo opisać czynności podjęte na rzecz klienta, zgodnie z umową,
c) powołać się na korespondencję mailową oraz przekazanie dokumentów,
d) podnieść, że roszczenie jest zawyżone i nieudowodnione,
e) przekazać wezwanie do zapłaty ubezpieczycielowi i wskazać pełnomocnikowi klienta numer polisy, prosząc o dalsze kierowanie korespondencji do ubezpieczyciela.
Podsumowanie
Warto pamiętać, że każda odpowiedź na wezwanie do zapłaty powinna być dobrze udokumentowana i przygotowana na piśmie. Sam fakt, że biuro rachunkowe poniosło koszty, nie oznacza automatycznie, że obciążenie Panią pełną kwotą jest uzasadnione. Kluczowe będzie wykazanie, że wykonała Pani obowiązki w granicach umowy, a ewentualne roszczenia drugiej strony są nieproporcjonalne i niewykazane. W razie sporu sprawa może trafić do sądu, gdzie decydujące znaczenie będą miały dowody.
Przykłady
Przykład 1
Biuro rachunkowe zarzuca przedsiębiorcy błędy w księgowości, ale ten przedkłada maile, w których biuro zatwierdzało dokumenty. Dzięki temu udaje się wykazać, że odpowiedzialność leżała po stronie biura.
Przykład 2
Firma otrzymuje wezwanie do zapłaty za rzekome niewykonanie sprawozdania finansowego. Okazuje się, że dokument został przekazany w terminie, lecz biuro go nie wysłało. Odpowiedzialność spada na biuro, a żądanie zapłaty okazuje się bezpodstawne.
Przykład 3
Przedsiębiorca, który rozwiązał umowę z biurem rachunkowym, otrzymuje roszczenie za wykonanie dodatkowych prac. Ponieważ w umowie nie było podstaw do naliczenia takich kosztów, sąd oddala powództwo jako nieudowodnione.
Oferta porad prawnych
Jeśli znalazłeś się w podobnej sytuacji i potrzebujesz pomocy w przygotowaniu odpowiedzi na wezwanie do zapłaty lub reprezentacji przed sądem, skontaktuj się z nami. Oferujemy profesjonalne wsparcie prawne dostosowane do Twojej sprawy.
Źródła:
1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
.jpg "Umowa dzierżawy gruntu rolnego, darowizna i brak zapłaty czynszu")
.jpg "Przejęcie dzierżawy działki z domkiem, kwestie prawne i możliwości")
prawnicy z dużym doświadczeniem
Zapytaj prawnika
NAJNOWSZE
Zadaj pytanie »
» Cesja praw z rękojmi po darowiźnie mieszkania, odpowiedzialność dewelopera
» Czy przysługuje odszkodowanie za opóźnione przyłączenie do sieci energetycznej
» Zakaz konkurencji po latach współpracy – czy praca dla dewelopera to już naruszenie umowy?
» Spłata pożyczki po śmierci wierzyciela, prawa i obowiązki spadkobierców
» Problemy z wykonawcą programu ?Czyste Powietrze?
