Czwarta umowa o pracę na czas określony – kiedy staje się bezterminowa?

Kiedy czwarta umowa staje się umową na czas nieokreślony?

Art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy ustanawia dwa niezależne limity zatrudnienia terminowego między tymi samymi stronami stosunku pracy:

• maksymalnie 3 umowy o pracę na czas określony,
• maksymalnie 33 miesiące łącznego zatrudnienia na podstawie takich umów.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisu:

„Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.”

Każdy limit działa osobno. Jeżeli strony zawrą czwartą zwykłą umowę na czas określony, pracownik od dnia jej zawarcia jest traktowany jak zatrudniony na czas nieokreślony. Jeżeli natomiast wcześniej upłynie 33 miesiące zatrudnienia terminowego, przekształcenie następuje od dnia następującego po przekroczeniu tego okresu.

Skutek powstaje automatycznie, z mocy prawa. Nie jest potrzebny dodatkowy aneks ani oświadczenie pracodawcy. Samo nazwanie dokumentu „umową na czas określony” nie wyłącza ustawowego przekształcenia.

Co wlicza się do limitu 3 umów i 33 miesięcy?

Do limitów wlicza się umowy o pracę na czas określony zawierane między tym samym pracodawcą i tym samym pracownikiem. Nie ma znaczenia, że pomiędzy kolejnymi umowami wystąpiła przerwa. Przerwy nie są doliczane do 33 miesięcy zatrudnienia, ale nie powodują rozpoczęcia liczenia od początku.

Do limitu nie wlicza się umowy o pracę na okres próbny ani umów cywilnoprawnych, takich jak umowa-zlecenie. Nie oznacza to jednak, że można zastąpić umowę o pracę zleceniem, jeżeli praca nadal jest wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie. W takich warunkach może istnieć stosunek pracy niezależnie od nazwy umowy.

Istotny jest również art. 25¹ § 2 Kodeksu pracy. Uzgodnienie w trakcie trwania umowy dłuższego okresu zatrudnienia uważa się – od dnia następującego po pierwotnie planowanym dniu rozwiązania umowy – za zawarcie nowej umowy na czas określony. Zwykły aneks przedłużający termin może więc wyczerpać limit trzech umów.

Kiedy można zawrzeć kolejną umowę terminową mimo przekroczenia limitu?

Limitu 3 umów i 33 miesięcy nie stosuje się do umów na czas określony zawartych:

• w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności,
• w celu wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

W każdym z tych przypadków umowa musi służyć zaspokojeniu rzeczywistego, okresowego zapotrzebowania i być niezbędna w świetle wszystkich okoliczności. Wyjątków nie można stosować tylko po to, aby uniknąć zawarcia umowy bezterminowej.

W umowie należy wskazać cel albo okoliczności uzasadniające skorzystanie z wyjątku. Przy obiektywnych przyczynach po stronie pracodawcy trzeba ponadto w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w formie pisemnej lub elektronicznej i podać przyczynę zawarcia takiej umowy. Brak zawiadomienia stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł.

Odrębnie art. 25¹ § 4¹ Kodeksu pracy wyłącza stosowanie limitów, gdy umowa terminowa zostaje z mocy prawa przedłużona do dnia porodu na podstawie art. 177 § 3 Kodeksu pracy.

Czy można ponownie zawrzeć umowę na okres próbny?

Umowa na okres próbny nie wlicza się do limitu umów terminowych z art. 25¹ Kodeksu pracy. Nie można jednak wykorzystać jej jako dodatkowego okresu sprawdzającego pracownika na tym samym stanowisku. Ponowne zawarcie umowy próbnej z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, gdy ma on wykonywać inny rodzaj pracy.

Jeżeli pracownik nadal ma wykonywać te same obowiązki, a trzy umowy na czas określony zostały już wykorzystane, ponowna umowa próbna byłaby rozwiązaniem ryzykownym i mogłaby zostać uznana za próbę obejścia przepisów.

Co może zrobić pracodawca, który nie jest pewny pracownika?

Pracodawca nie ma obowiązku zawierania kolejnej umowy. Może dopuścić do rozwiązania obecnej umowy z upływem okresu, na który została zawarta. Jeżeli chce kontynuować zatrudnienie na tym samym stanowisku, a nie występuje ustawowy wyjątek, powinien zawrzeć umowę na czas nieokreślony.

Umowa bezterminowa nie oznacza, że stosunku pracy nie można później rozwiązać. Pracodawca może wypowiedzieć ją z zachowaniem właściwego okresu wypowiedzenia, ale w pisemnym oświadczeniu musi wskazać rzeczywistą i konkretną przyczynę. Przyczyna powinna być możliwa do wykazania, zwłaszcza gdy dotyczy jakości pracy, niewykonywania obowiązków lub braku oczekiwanej poprawy.

Praktycznym rozwiązaniem jest przeprowadzenie udokumentowanej rozmowy oceniającej i ustalenie:

• konkretnych obowiązków oraz mierzalnych standardów pracy,
• realnego terminu na poprawę,
• sposobu weryfikacji wyników,
• konsekwencji braku poprawy.

Przed wypowiedzeniem trzeba również sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy, np. z powodu ciąży, urlopu lub wieku przedemerytalnego. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, może być konieczna konsultacja zamiaru wypowiedzenia.

Skutki zawarcia czwartej umowy bez ustawowej podstawy

Jeżeli czwarta umowa terminowa nie mieści się w żadnym z wyjątków, pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony od dnia jej zawarcia. Może żądać ustalenia bezterminowego charakteru zatrudnienia przed sądem pracy, a Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować dokumentację i okoliczności zawarcia umowy.

Ryzyka nie usuwa wpisanie do umowy ogólnego sformułowania, że istnieją „potrzeby pracodawcy”. Przyczyna musi być obiektywna, konkretna i zgodna z rzeczywistym czasowym zapotrzebowaniem. Jeżeli pracownik stale wykonuje zwykłe zadania potrzebne w działalności firmy, wykazanie wyjątkowego charakteru umowy może być trudne.

Najczęstsze pytania

Czy długa przerwa między umowami zeruje limit?

Nie. Przerwa nie wlicza się do 33 miesięcy zatrudnienia, ale nie powoduje ponownego rozpoczęcia liczenia liczby umów ani dotychczasowego okresu zatrudnienia terminowego między tymi samymi stronami.

Czy umowa na okres próbny jest pierwszą z trzech umów terminowych?

Nie. Umowa próbna nie wlicza się do limitu trzech umów na czas określony. Ponowna próba u tego samego pracodawcy jest jednak dopuszczalna tylko przy zatrudnieniu do innego rodzaju pracy.

Czy aneks przedłużający umowę zawsze liczy się jako nowa umowa?

Jeżeli w trakcie trwania umowy strony uzgodnią późniejszy termin jej zakończenia, takie przedłużenie jest co do zasady traktowane jako kolejna umowa terminowa od dnia następującego po pierwotnym terminie rozwiązania.

Czy pracodawca musi podpisać czwartą umowę?

Nie. Po upływie obecnej umowy może zakończyć zatrudnienie. Jeżeli jednak kontynuuje współpracę na podstawie kolejnej umowy o pracę i nie zachodzi ustawowy wyjątek, zatrudnienie będzie bezterminowe.

Czy chęć dalszego sprawdzania pracownika jest obiektywną przyczyną?

Co do zasady nie. Niepewność co do jakości pracy jest zwykłym ryzykiem pracodawcy i nie stanowi sama w sobie okresowego zapotrzebowania uzasadniającego wyłączenie limitów.

Podsumowanie

Co do zasady czwarta umowa o pracę na czas określony zawarta między tym samym pracodawcą i pracownikiem przekształca się z mocy prawa w umowę bezterminową. Taki sam skutek następuje po przekroczeniu 33 miesięcy zatrudnienia terminowego. Wyjątki dotyczą ściśle określonych sytuacji i wymagają rzeczywistej, możliwej do wykazania podstawy. Jeżeli pracodawca nie jest pewny dalszej współpracy, powinien albo nie przedłużać umowy, albo zawrzeć umowę bezterminową i rzetelnie dokumentować ocenę pracy.

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 25, art. 25¹, art. 29 § 1¹, art. 30 § 4 oraz art. 281 § 1 pkt 1a – ISAP, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm. – ELI.

Państwowa Inspekcja Pracy, „Jak zatrudnić pracownika w ramach umowy o pracę?” – informacja dla pracodawców.